Szukaj
  • Mrs HR London

Referencje dla pracowników vs regulacje GDPR

Każdy pracodawca, który zatrudnia pracowników wcześniej czy później zostanie poproszony o referencje. Prawo dotyczące referencji jest dość skomplikowane, szczególnie po wdrożeniu GDRP (RODO). Dlatego w dzisiejszym artykule, objaśnię kilka kluczowych zagadnień.

Nieprawidłowo napisane referencje mogą przysporzyć kłopotów pracodawcom.

Zacznijmy od samego początku. Zasadniczo, pracodawca nie jest zobowiązany do przedstawienia referencji dla byłego pracownika. Wielu pracodawców oferuje bardzo podstawowe informacje w referencjach, które są po prostu faktami stwierdzającymi tytuł stanowiska i daty, kiedy dana osoba była zatrudniona w firmie. Niestety, nie zawsze jest to takie proste, gdyż każdy sektor gospodarki w UK rządzi się swoimi prawami i przede wszystkim, regulacjami. Za przykład podam branżę usług finansowych i organy nadzorujące tę część gospodarki, mianowicie Financial Conduct Authority and the Prudential Regulation Authority oraz Senior Managers and Certification Regime. W tym przypadku, należy podawać bardzo szczegółowe informacje na temat byłych pracowników, gdyż w ten sposób organy nadzorcze mogą kontrolować czy odpowiednie i odpowiedzialne osoby pracują w sektorze finansowym.


Podobne zasady obowiązują w sektorze opieki, gdzie szczegółowo prześwietla się historię przyszłego pracownika, tak by zapewnić bezpieczeństwo klientów, często osób starszych, niepełnosprawnych bądź dzieci. Pracodawca może podać pełne informacje na temat byłego pracownika, o ile są one prawdziwe, dokładne i nie przedstawiają mylnego obrazu osoby, której referencje się wystawia.


Warto przyjąć spójne podejście do wystawianych referencji dla wszystkich pracowników, by uniknąć potencjalnej dyskryminacji. Dobrą praktyką jest posiadanie polityki, która określa kto w firmie może referencji udzielać i jak przechowywane są dane osobowe. Wiele firm instruuje swoich managerów, by nie wystawiali referencji byłym członkom zespołu bez wcześniejszej konsultacji z działem HR. Ponadto, pracodawcy powinni zawsze sprawdzić czy pracownik wyraził na nie zgodę, gdyż wiąże się to z ujawnieniem danych osobowych i potencjalnie poufnych informacji personalnych osobom nieporządanym. W wielu przypadkach, sama zgoda pracownika na wystawienie referencji nie jest wystarczająca, gdyż pracodawca może być zobowiązany do wystawienia referencji bez otrzymania takiej zgody. Na przykład, gdy pracownik pracuje w sektorze regulowanym (finanse czy opieka), bądź z uwagi na ustalone referencje zawarte w ugodzie między pracownikiem a pracodawcą. W takim przypadku jednak, pracodawca winien poinformać pracownika o przyczynach wystawienia referencji, jeśli ten nie wyraził na nie zgody.


Wiele firm instruuje swoich managerów by nie wystawiali referencji byłym członkom zespołu, bez wcześniejszej konsultacji z działem HR.

Otrzymywanie referencji


Wielu pracodawców zapomina, że przetwarza dane osobowe osób, które potencjalny pracownik podał jako referentów. Są to imię i nazwisko, miejsce pracy, adres mailowy czy numer telefonu, które nie wiadomo czy zostały podane pracodawcy za zgodą referenta. Dlatego, nie powinno się prosić aplikantów o dane osób referujących przed rozmową kwalifikacyjną bądź w momencie składania oferty pracy. Jeśli kandydat podaje dane referentów w swoim CV, pracodawca powinien usunąć taką aplikację i wyjaśnić aplikantowi, że informacje potrzebne do pozyskania referencji będą wymagane dopiero później. Dane osoby referującej powinny być przetwarzane tylko przez osobę, która jest do tego oddelegowana, tak by uniknąć przechowywania danych osobowych na zbyt wielu nośnikach. I tutaj znów odniosę się do wewnętrznej polityki GDPR firmy, która powinna jasno naświetlać, kto może przetwarzać dane osobowe w firmie.


Mam nadzieję, że powyższe informacje są dla Was przydatne. W razie jakichkolwiek wątpliwości zapraszam do kontaktu na info@mrshrlondon.com


#GDPR #RODO #HR #referencje

17 wyświetlenia

©2018 by Mrs HR London.