Szukaj
  • Mrs HR London

Payroll – samodzielnie, czy z pomocą księgowego?



W przypadku, kiedy zatrudniasz pracowników możesz rozliczać ich samodzielnie, jednak zanim podejmiesz decyzję, warto poznać podstawowe informacje na ten temat. Pamiętaj, że w takim przypadku spada na Ciebie pełna odpowiedzialność za poprawne rozliczenie z HMRC.


Materiał przygotowany z SN Accounts, polskim biurem księgowym działającym w UK od 2010 roku i obsługującym firmy we wszystkich sektorach biznesu.



Payroll, to nic innego jak obowiązkowe prowadzenie i dokumentowanie rozliczeń, okresowych i rocznych, Twoich pracowników. Jako pracodawca masz obowiązek:


  • Obliczać potrącenia z wypłaty Twoich pracowników, m.in. podatek i ubezpieczenie społeczne;

  • Przygotowywać paski wypłat - payslip dla każdego pracownika ;

  • Zgłaszać wynagrodzenia i potrącenia Twoich pracowników do HMRC (Full Payment Submission – FPS);

  • Prowadzić pełną dokumentację wynagrodzeń.

Pracowników możesz rozliczać samodzielnie lub zlecić to zewnętrznej firmie księgowej. W pierwszym przypadku to Ty będziesz odpowiedzialny m.in. za rejestrację do PAYE, zarządzanie i rozliczanie wynagrodzenia, urlopów i zwolnień chorobowych oraz będziesz musiał odpowiedzieć na wszystkie zapytania HMRC w czasie ewentualnej kontroli.


Samodzielne rozliczanie pracowników


Jeżeli zdecydujesz się samodzielnie rozliczać swoich pracowników możesz skorzystać z bezpłatnego oprogramowania HMRC (https://www.gov.uk/payroll-software/free-software) dla firm zatrudniających maksymalnie 10 osób lub kupić inny, bardziej dopasowany do Twoich potrzeb. Listę płatnych, rekomendowanych przez brytyjski urząd skarbowy, programów znajdziesz na ich stronie internetowej (https://www.gov.uk/payroll-software/paid-for-software).  


Pamiętaj, że od tego roku firmy, które są płatnikami VAT obowiązują przepisy Making Tax Digital (MTD), czyli Cyfrowego Systemu Podatkowego. Zgodnie z nimi cała dokumentacja musi być przechowywana w wersji cyfrowej i przesyłana drogą elektroniczną do HMRC poprzez program kompatybilny z systemem urzędu skarbowego.


Chcesz dowiedzie się więcej o MTD, zapraszamy do artykułu SN Accounts na ten temat.


Co musisz zrobić, aby samodzielnie rozliczać swoich pracowników?


Po pierwsze musisz zarejestrować się, jako pracodawca w HMRC i uzyskać login do PAYE Online. Kolejnym krokiem jest wybór oprogramowania, dzięki któremu będziesz mógł zgłaszać pracowników do HMRC, ale także obliczać ich wynagrodzenie i potrącenia. Nie zapomnij o przechowywaniu dokumentacji i przesłaniu wszystkich niezbędnych informacji do urzędu skarbowego.


Ostatnim etapem jest zapłacenie HMRC podatku oraz ubezpieczenia społecznego, w imieniu Twoich pracowników.  Pamiętaj, że jako pracodawca musisz również przesyłać roczne raporty.


Jakie informacje i kiedy musisz przesłać?


Jeśli sam rozliczasz pracowników, będziesz musiał zgłosić ich wynagrodzenia i wszystkie potrącenia do HMRC najpóźniej w dniu wypłaty.


Pamiętaj, że do wynagrodzenia zaliczamy nie tylko pensję ale również premie, napiwki, ustawowe wynagrodzenie chorobowe (statutory sick), czy zasiłek macierzyński. Natomiast potracenia to m.in. podatek, ubezpieczenie społeczne, ale również spłaty kredytów studenckich lub składki emerytalne.


Musisz także powiadomić HMRC o wszystkich zmianach kadrowych w Twojej firmie m.in. o zatrudnieniu nowego pracownika lub przejściu obecnego na emeryturę.


WAŻNE! Wszystkie dokumenty Twoich pracowników za dany rok podatkowy musisz przechowywać przez minimum 3 lata. Za ich brak może grozić kara nawet do £3000.


Dokumenty, które musisz posiadać


Aby uniknąć kary warto zadbać o porządek w dokumentacji, ale przede wszystkim o to, aby była ona kompletna. Co musi się w niej znaleźć:


  • Informacje o wynagrodzeniu i potrąceniach

  • Raporty i potwierdzenia płatności dokonywane na rzecz HMRC

  • Informacje nt urlopów pracowniczych i zwolnień chorobowych

  • Powiadomienia o kodach podatkowych

  • Potwierdzenia wydatków lub świadczeń, podlegających opodatkowaniu

Jeżeli rozliczanie pracowników jest dla Ciebie zbyt skomplikowane lub nie masz czasu, a chcesz mieć gwarancję poprawności swoich dokumentów, całość możesz zlecić księgowemu (https://snaccounts.co.uk/kontakt/), który za Ciebie wykona wszystkie formalności.




0 wyświetlenia

©2018 by Mrs HR London.